Arquivo na Nuvem

Como funciona a hospedagem digital?
- Coleta de documentos;
- Identificação de documentos coletados;
- Separação dos documentos preservando a ordem original (de acordo com a metodologia pré-definida pelo cliente);
- Preparação dos documentos (retirada de grampos, clipes e amassados);
- Recuperação de documentos com avarias;
- Aplicação dos parâmetros de indexação (individual ou em lote);
- Definição dos parâmetros de escaneamento, podendo ser:
- Simples ou frente e verso;
- Preto, tons de cinza ou colorido;
- Formato (TIFF, PDF, JPG, entre outros);
- Digitalização;
- Reconhecimentos dos caracteres (OCR) formatos editáveis (PDF, DOC, HTML, TXT, entre outros).
- Finalização dos arquivos;
- Geração de relatório com relação dos arquivos digitalizados.

Benefícios na hospedagem digital (comparativo entre arquivo digital e de papel):

Papel:
- Necessidade de grandes espaços para armazenamento;
- Risco de o arquivo ser destruído (traças, umidade, incêndio);
- Necessidade de se deslocar até o local de armazenamento para consulta;
- Rotinas complicadas para atualização de informações;
- Cópias de baixa qualidade que acabam desaparecendo com o tempo.

Digital:
- Espaço reduzido no armazenamento de documentos. Em um único CD cabem cerca de 20.000 documentos em formato A4 e preto e branco;
- Diferentes formas de acesso ao arquivo, com rapidez e versatilidade;
- Possibilidade de consulta via internet, descentralizando a informação;
- Rotina de atualização de arquivos fácil e rápida;
- Não há necessidade de investimento em locais para arquivo, baixando o custo na hora da distribuição de cópias, já que os arquivos encontram-se digitalizados;
- As informações podem ser instaladas no computador ou mesmo no servidor de sua rede interna;
- Longa duração e riscos de avarias reduzidos;

Vantagens da hospedagem digital:
- Gerenciamento de documentos pendentes e vencimentos;
- Digitalização de cada documento transformando o prontuário físico em prontuário virtual;
- Possibilidade de pesquisa e gerenciamento dos prontuários e seus respectivos documentos através de software na internet;
- Integração com sistema de folha de pagamento, possibilitando controles e auditorias;
- Gestão da documentação patronal da empresa – controle de guias (INSS, FGTS, IR, Darf´s, contribuições sindicais), certidões de quitações (INSS, FGTS, IR), contratos e relatórios (CAGED, resumo da folha, ficha financeira);
- Validação Jurídica dos Documentos;
- Diminuição de recursos humanos;
- Maior responsabilidade ambiental no consumo de papel;
- Arquivamento do arquivo XML da NF-e;
- Garantir a integridade do arquivo, sem perda de qualidade das imagens.

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