O empregador que optar pelo sistema informatizado garantirá a segurança, inviolabilidade, manutenção e conservação das informações obrigando-se a:
– Manter registro individual em relação a cada empregado;
– Manter registro original, individualizado por empregado, acrescentando-lhe as retificações ou averbações, quando for o caso;
– Assegurar, a qualquer tempo, o acesso da fiscalização trabalhista às informações, por meio de tela, impressão de relatório e meio magnético.
Seja qual for o tipo de registro utilizado pela empresa, o mesmo deverá conter as seguintes informações:
– Nome do empregado;
– Data de nascimento;
– Filiação;
– Nacionalidade;
– Naturalidade;
– Número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
– Número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social (PIS);
– Data de admissão;
– Cargo e função;
– Remuneração;
– Jornada de trabalho;
– Férias;
– Acidente de trabalho, doenças profissionais, doenças do trabalho, quando houver;
– Contribuição sindical;
– Alterações salariais; e
– Outras anotações que o empregador entender relevantes desde que relacionadas à relação empregatícia.
Com base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar a admissão do empregado, os documentos necessários são:
– Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo na entrega, bem como na devolução;
– Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos: prova de quitação com o serviço militar;
– Certidão de Casamento e de Nascimento;
– Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
– Atestado Médico Admissional: é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, que ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado. Deverá ser efetuado antes do início das atividades;
– Declaração de opção ou não pelo vale-transporte;
– Cadastro de Pessoa Física (CPF);
– Cédula de Identidade (RG);
– Título de eleitor;
– Atestado de escolaridade;
– Se tiver filhos de até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá apresentar, para recebimento do salário família: Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14 (quatorze)
– Se incapazes? Cartão da Criança, para filhos menores de 6 (seis) anos? Declaração de frequência escolar, para filhos a partir dos 7 (sete) anos? Comprovação da invalidez do filho ou equiparado maior de 14 (quatorze) anos de idade deve ser verificada em exame médico pericial a cargo da previdência social.
Toda documentação acima mencionada também visa preencher todas as informações que serão exigidas no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial no evento S-2200 (Admissão de Trabalhador). Esta tabela deverá ser encaminhada até o dia 7 do mês subsequente, desde que a empresa tenha encaminhado o S-2190 (Admissão de Trabalhador Registro Preliminar), que deve ser encaminhado no dia anterior ao início do trabalho.
Portanto, não será mais possível efetuar o registro de um empregado com data retroativa, independente da modalidade de registro adotada pela empresa.